Devletin önemli kayıtlarının muhafazasına imkanlar nispetinde daima ehemmiyet verilmiştir. Günümüzde imkânların gelişmiş olması sebebiyle evrak muhafazası daha da kolaylaşmış ve dijital ortam oluşturularak hem evrakın yıpranması önlenmiş ve hem de evraka ulaşım daha da kolaylaşmıştır.

1987 yılında Osmanlı Arşivinde Uzman Yardımcısı olarak çalışmaya başladığımda, o zamana kadar Osmanlı Devleti’nin müktesebatı olan arşiv evrakı çok az sayıda personelle, iğneyle kuyu kazılacak şekilde düzenlenme ve araştırma yapacaklara cüzi şekilde sunulacak bir durumdaydı. Bu çalışmalar ise sadece bir kısım paketlenmiş evrak üzerinden yapılıyordu. Evrağın çoğu ise fiziki yeterliliği olmayan mahzenlerde çürümeye terk edilmiş, neyin nerede olduğu belli olmayan bir halde idi. Dönemin hükümeti ve bürokratlarının bu işe gereken ehemmiyeti vermesiyle hem personel sayısını ve hem de fiziki imkânları iyileştirilmiş, mevcut evrak bizim de olağanüstü gayret ve fedakârlıklarımızla mahzenlerde çürümekten kurtarılmıştır.

Öyle ki, o yıllarda amele kıyafetleriyle ve nöbetleşe bir şekilde mahzenlere girerek çürümeye terk edilmiş evrakı gün yüzüne çıkarmıştık.

Burada bir anekdot olarak, o zaman yaşanmış bir olayı anlatmak isterim. 

Sultanahmet Camisi yanındaki evrak deposunda böyle bir çalışma yaparken, öğle tatilinde cami yakınında, çimenler üzerinde amele kıyafetleriyle dinlenmekte olan arkadaşları gören bir hanıma yanındaki çocuğu “anne bunlar kim” diye sorduğunda annesi çocuğuna “oğlum bak bunlar okuyamamış ameleler. Sen de okumazsan bunlar gibi olursun” demişti. O amele zannettikleri üniversiteyi bitirmiş arşiv emektarlarının bir kısmı daha sonra üniversitelerde kariyerlerine devam ederek bugün profesör oldular.

Nihayet gelişen teknoloji ile birlikte evrakın çoğu bugün dijital ortama aktarılarak hem fiziken ve hem de dijital ortamda Türkiye ve dünyanın her tarafından ulaşılabilecek şekilde araştırmacıların istifadesine sunulmuş durumdadır.

Dört kıtada hüküm süren Osmanlı Devleti, devlet evrakını muhafazaya, çağına göre gereken ehemmiyeti göstermişse de esas itibariyle modern anlamda arşivcilik 1846 yılında Hazine-i Evrak Nezareti’nin kurulmasıyla ve Padişah Abdülmecid’in iradesiyle, günümüzde uzun zaman Osmanlı Arşivi diye hizmet vermiş olan İstanbul Valiliği bahçesindeki Hazine-i Evrak binasının yapımıyla başlamıştır. Benim de göreve başladığım ve uzun zaman görev yaptığım bu binanın yetersizliği sebebiyle 1987 yılından sonra önce Sultanahmet’te sarnıç üstündeki Özel İdareye ait bir bina ek olarak kiralanmışsa da daha uygun bir arşiv sitesi ihtiyacına binaen bugün Kağıthane Sadabad mevkiinde modern depo ve çalışma alanlarıyla Devlet Arşivleri Başkanlığı olarak hizmete devam etmektedir.

Osmanlı Devleti döneminde taşrada da devlet evrakının muhafazası için arşiv binası ihtiyaçları çeşitli şekillerde giderilmeye çalışılmıştır. Bu anlamda o zamanlar Erzurum Vilayetine bağlı bir sancak merkezi olan şehrimiz Bayburt’un da böyle bir bina ihtiyacı olduğu, zamanın yöneticileri tarafından ilgili mercilere ulaştırılmış ve gerekenin yapılması sağlanmıştır.

Bu babdan olmak üzere 27 Eylül 1886 tarihinde Dahiliye Nezareti’nden Vergi Emaneti’ne yazılmış bir yazıda “Bayburt'ta bulunan tapu, nüfus yoklama, emlâk kayıtları ve vergi tahsilat defterleri ve sair belgelerinin muhafazası için uygun bir bina yapılması için gereken meblağın nasıl karşılanacağı belirtilmiştir.

Dahiliye Nezareti’nin Maktubî Kalamine ait bu belgede Bayburt Sancağında ihtiyaç duyulan ve yapılacak olan evrak mahzeninin, yani arşiv binasının masraflarının yarısının Vergi Emanet’inden diğer yarısının da Dahiliye Nezareti bütçesinden karşılanacağı belirtilmiştir. 

Söz konusu belgenin bu günkü dille anlaşılır tercümesi şu şekildedir:

“Vergi Emanet-i Celilesine,

Tapu ve yoklama ve tahrîr-i emlâk ve tahsîlât defterlerinin ve evrakının güzel bir şekilde muhafazası için taştan yapılmış bir mahzen ve münasip bir yer bulunmadığı halde bu evrak ve defterlerin muhafazasının temine, ne gibi sebeplerin uygun olduğunun bildirilmesi hakkında daha önce belirtiğiniz değerli görüşleriniz üzerine icra kılınan tebligata cevaben, Bayburt Sancağından gönderilmiş  mazbatada bunlara mahsus mahzen (depo) olmadığı sebebiyle yapılan keşif gereğince  dokuz bin bu kadar kuruşla yeniden bir mahzen inşası belirtilmiş olunmasından dolayı söz konusu meblağın yarısının Vergi Emaneti ve diğer yarısının da Dahiliye tahsisatından ödenmesinin Erzurum Vilayetinden alınan yazıda açıklanıp beyan edilmiş ise de her kurum masrafını kendi bütçesi dahilindeki ödeneğinden ödemesi bütçe kanunu gereğinden olup bununla beraber  zaten bu  madde de Vergi Emaneti’ne yönelik olduğundan, söz konusu masrafın diğer yarısının da Vergi Emaneti tarafından ödenmesi icap edeceği muhasebat tarafından ifade edilmiş olduğundan zikredilen yazı ekleriyle beraber tarafınıza gönderilmiş olduğu ve gereğinin yapılması babında.”

Belgeden de anlaşılacağı üzere Bayburt’ta 1886 yılında devlet evrakının saklanması için bir arşiv binası yapılmıştır. Bugün itibariyle bu binanın neresi olduğu ve halen ayakta olup olmadığını bilmiyoruz. Ancak bu tür evrak muhafazasına ait yerlerin zamanın hükümet binası yakını veya bitişiğinde olabileceğini tahmin etmek mümkünse de bugün böyle bir binanın varlığını tespit etmek mümkün değildir. Zaten özellikle nüfus defter ve kayıtları ile ilgili edindiğimiz şifahi bilgiye göre Cumhuriyetin ilk yıllarında bu evrak ve defterlerin bulunduğu binanın yandığı belirtilmektedir. Yandığı söylenen bu bina muhtemelen Osmanlı döneminde devlet evrakının muhafazası için yapıldığı anlaşılan bu evrak deposu, yani arşiv binasının olması kuvvetle muhtemeldir.